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  • Photo du rédacteurEmilie Petit

5 actuces pour optimiser votre gestion administrative et gagner du temps.

Dernière mise à jour : 10 janv.

Pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise, se tourner vers la numérisation de différents services est une solution de gain de temps. Cela porte sur la comptabilité ou encore sur la gestion des ressources humaines et autres. L’objectif étant de vous permettre d’atteindre vos objectifs et d’être plus disponible pour vos clients et vos chantiers.

Comment donc parvenir à cette amélioration de la gestion entreprise ?


Une grue de chantier contre le temps
Gagner du temps quand on est professionnel du bâtiment

Conseil 1 : Digitaliser votre comptabilité


En digitalisant la comptabilité, vous pouvez éviter les fraudes à la TVA et contourner les procédures de vérification qui sont souvent chronophages.


Ensuite, avec la numérisation qui gagne du terrain, les entreprises se voient contraintes d’accepter les relevés et paiements électroniques qui conviennent mieux aux clients. Toutefois, cela vous aide à booster votre chiffre d'affaires.


C'est pourquoi, il est préconisé de se munir de logiciels (vente, achat, paie) adaptés à votre activité pour accélérer le travail et gagner du temps du côté administratif.

Le mot d'Émilie : "En vue de l'application progressive de la facturation électronique bientôt obligatoire pour toutes les entreprises établies en France par la loi de finances, je vous recommande vivement à vous familiariser dès que possible avec un logiciel de gestion comptable adapté, afin de vous garantir ce passage à la réforme dans les meilleures conditions."

Conseil 2 : Opter pour une meilleure organisation administrative


Si vous voulez optimiser votre gestion administrative, vous devez avoir une bonne organisation interne en mettant différentes procédures en place, sans pour autant impacter négativement votre chiffre d’affaires.


Classer et archiver vos documents en respectant la chronologie. C'est une étape cruciale de la gestion d’entreprise. Le classement manuel demande beaucoup de temps et d’espace ; c'est pourquoi il vaut mieux avoir aussi une base numérique de vos dossiers. Ainsi, si vous avez besoin de sortir des données, vous pourrez le faire en quelques clics !


Enfin, pourquoi ne pas mettre en place un calendrier des tâches ? Utiliser un planning numérique pour gérer vos rendez-vous, vos clients et vos réunions et avoir toute cette visibilité à portée de main, évite les gros moments de stress.

Le mot d'Émilie : "De part mon expérience et en tant que professionnelle, je suis en mesure de vous proposer des méthodes d'organisation et procédures internes qui ont déjà fait leurs preuves dans d'autres entreprises."

Conseil 3 : Contrôler les finances


Ne prenez pas la gestion administrative comme un poids. Elle a aussi du bon, car elle vous permet de garder un œil sur vos finances. Pour bien maîtriser la trésorerie, il convient de faire un rapprochement bancaire avec les mouvements de trésorerie sur vos relevés de compte.

Les banques font une bonne partie du travail pour vous permettre d’avoir la mainmise sur les finances. Le rapprochement bancaire vous ainsi permet de déceler les éventuels vols, erreurs de comptabilisation, commissions, etc. Vous pouvez ainsi maîtriser votre comptabilité et votre solde en banque.

Le mot d'Émilie : "Ma prestation à la pré-comptabilité permet en même temps ce contrôle de votre trésorerie."

Conseil 4 : Privilégier les plateformes numériques


Pour améliorer votre gestion administrative, il existe des outils de gestion en ligne pour votre facturation et votre comptabilité notamment. Ces logiciels proposent diverses fonctionnalités : gestion des notes de frais, facturation, relances des impayés de vos clients et ils s'occupent de suivre votre trésorerie. Il en existe plusieurs qui s'adaptent selon la taille de votre entreprise. Vous pouvez y accéder depuis un ordinateur, une tablette ou même un smartphone.

Le mot d'Émilie : "Habituée à travailler sur différents logiciels de gestion commerciale, je peux vous aider à choisir celui qui sera le plus adapté à votre activité et à vos besoins".

Conseil 5 : Déléguer votre gestion administrative


Vous l'aurez compris, la gestion administrative prend du temps et elle requiert des connaissances et des moyens. En outre, il faut tenir la comptabilité qui est régie par la loi et qui demande une certaine énergie mentale et une très bonne organisation, sans compter la partie classement et archivage de vos pièces et documents.

Le mot d'Émilie : "Depuis le développement du numérique et la généralisation du télétravail, il vous est désormais plus facile et simple de confier la gestion votre administratif à un prestataire indépendant. "

C'est le cas de l'Assistante Administrative Indépente, de plus en plus sollicitée par les petites structures pour les différents avantages que cela apporte :

- Un gain de temps pour vous recentrer sur votre cœur de métier,

- Des conseils et un accompagnement sur des outils adaptés,

- Une décharge mentale et moins de stress,

- Un coût moins onéreux comparé au recrutement d'un salarié (Allez lire mon article "Indépendant VS Salarié"),

- Une solution simple, flexible et ajustée à vos vrais besoins.






Sources : D'après un article extrait et repris d'Operaénergie "Actualités du marché & acteurs".

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